Sähköinen arkistointi

Elka tarjoaa sähköisen arkistoinnin palveluita pitkäaikaiseen säilytystarpeeseen. Palveluun sisältyy selainpohjaisella käyttöliittymällä toimiva arkistotietokanta, jolla itse aineistoa sekä siihen liittyviä metatietoja hallitaan. Palveluun voidaan sisällyttää myös aineiston konvertointi vanhoista, tai vain toimistokäyttöön tarkoitetuista, tiedostoformaateista (esim. Word Perfect, MS Word, Excel, jne) arkistokelpoisiin pitkäaikaissäilytysformaatteihin. Palveluun voidaan sisällyttää myös suurten tiedostojoukkojen massakäsittelyä, kuten seulontaa, hävittämistä, konvertointia, tallennusta ja käytettävyyden edistämistä.

Sähköinen säilytys toteutetaan yhdessä Disec Oy:n kanssa, tukeutuen Disec Oy:n konesaliin sekä tietojärjestelmiin.

Asiakas saa käyttöönsä sovitun määrän käyttäjätunnuksia, joiden avulla asiakas voi selainliittymän kautta hakea, ladata, tallentaa tai poistaa omaa aineistoaan. Palvelun hinta määräytyy sovitun tallennustilan, käyttäjämäärän ja oletetun liikennöintimäärän perusteella.

Ennen kuin pyydät tarjousta

Selvitä aluksi seuraavat asiat:

1. Kuinka paljon sähköistä aineistoa on? (tavumäärä, kappalemäärä)
2. Missä tallennusjärjestelmässä aineisto tällä hetkellä on?
3. Liittyykö aineistoon tiedostojen lisäksi myös metatietoja?
4. Missä formaateissa tiedostot ovat nyt?
5. Pystytkö listaamaan tiedostot kappalemäärittäin per formaatti?

Tämän jälkeen aseta aineiston käytettävyydelle haluttu tavoitetaso:

6. Kuinka usein oma organisaatiosi tarvitsee näitä aineistoja?
7. Kuinka moni henkilö omassa organisaatiossasi tarvitsee näitä aineistoja?

Säilyttämiseen liittyviä kysymyksiä:

8. Kuinka pitkä on näiden asiakirjojen säilytystarve? (5, 10, 20, 30 vuotta)
9. Sisältääkö aineistokokonaisuus turhia tiedostoja, jotka pitäisi/kannattaisi hävittää?
10. Kuinka julkista tai salaista aineisto on?
11. Vastaako kohdassa 5 tekemäsi lista kuinka hyvin Elkan hyväksymiä formaatteja?

Kaikki edellä mainitut kysymykset on esitetty sen takia, koska niiden perusteella pystymme paremmin arvioimaan aineistosi:
• soveltuvuutta pitkäaikaiseen säilyttämiseen,
• tiedostojen konvertoimisen tarvetta arkistokelpoisiin formaatteihin,
• arkistopalvelun tallennustilatarvetta,
• arkistopalvelun käyttäjämäärätarvetta,
• aineiston siirtämistä tallennusjärjestelmään,
• aineiston seulonnan tarvetta

Lisätietoja: arkistonjohtaja Olli Alm, 044 321 3422, olli.alm(at)elka.fi